Minder reorganisatiestress? Neem je medewerkers met video mee in het proces

En begrijpelijk: ze komen ineens terecht op een andere afdeling, krijgen een nieuwe baas, zullen moeten bijleren of omscholen, en hun toekomst is wellicht onzekerder geworden. Hoe subtiel de verandering ook is, er ontstaat vrijwel altijd weerstand bij het personeel. Het is heel belangrijk om dit proces zo goed mogelijk te managen en er altijd te zijn voor je medewerkers; zij zíjn tenslotte je bedrijf. Het kan slim zijn om hiervoor een interne bedrijfsfilm te laten maken. Of meerdere.

Video voor elke fase van je reorganisatie

Communiceer!
Van een reorganisatie worden medewerkers meestal al niet enthousiast, maar wat het nog vervelender maakt is dat het nieuws vaak plotseling komt en dat er vrij weinig verteld wordt door de directie of het management. Hierdoor worden de boosheid en achterdocht alleen maar groter. Daarom is het belangrijk om medewerkers zo snel mogelijk te informeren over de veranderingen die eraan komen. Zo bereik je eerder een positieve houding bij de medewerkers.

Voor elke fase een video
Uiteraard zul je persoonlijk je personeel in moeten lichten maar video kan je hier goed bij helpen. Hiermee kun je medewerkers stap voor stap meenemen in het reorganisatieproces en ze zowel emotioneel als rationeel goed bereiken.

Fase 1: De shock
Aanpak: Sta naast je medewerkers en communiceer!
De video: Animatie met overzicht en stappen

Als een reorganisatie aangekondigd wordt overheerst een gevoel van shock. Medewerkers geloven niet – of willen niet geloven – dat het gebeurt, snappen niet goed waarom het gebeurt en zijn geneigd te doen alsof het allemaal wel meevalt of niet gaat gebeuren. Ze zitten, kortom, in de ontkenningsfase. Zeker als de reorganisatie nog even op zich laat wachten en er nog weinig over bekend is, zijn medewerkers geneigd de aankondiging weg te wuiven.

Dit laatste is cruciaal: medewerkers weten nog heel weinig over het hoe en waarom van de reorganisatie en gaan daarom hun eigen conclusies trekken. Door ze duidelijk te informeren en bereikbaar te zijn voor je medewerkers, kun je veel problemen voor zijn. Contact met je personeel is de sleutel. Leg zelf alles goed uit, voor zover mogelijk in deze fase. Wees persoonlijk bereikbaar voor vragen.

Daarnaast kan een video heel nuttig zijn als een soort samenvatting of naslagwerk. Hierin kan alles netjes en stapsgewijs terugkomen. Met redenen, gevolgen, een tijdsplanning, en contactmogelijkheden in het geval van vragen.

Als vorm kun je hier kiezen voor een animatievideo met heldere lijnen, schema’s en vooruitblikken, eventueel aangevuld met live action.

Ga nog niet teveel in op positieve gevolgen voor het bedrijf, daar zijn medewerkers nog helemaal niet mee bezig. Ze maken zich vooral zorgen over hun persoonlijke situatie.

Fase 2: Bewustwording en onzekerheid
Aanpak: Stel gerust en informeer
De video: Live action met focus op gevoel; mensen in beeld

Als de realiteit van de reorganisatie eindelijk duidelijk wordt, is de volgende reactie vaak weerstand. Zelfs als banen niet op het spel staan en er geen achteruitgang in salaris zal komen, is personeel vaak kritisch. Want elke verandering vergt aanpassing. En bovendien: ‘Het ging toch goed?’ Boosheid richting het management is niet ongebruikelijk. Want ‘waarom is het er niet meer gedaan om dit tegen te houden?’

Gaandeweg, zeker als je de reorganisatie goed en tijdig hebt uitgelegd (met video), neemt de weerstand af en zullen de medewerkers beseffen dat het echt gaat plaatsvinden. Ze kunnen het niet meer ontkennen.

Dit betekent ook dat de onzekerheid toeneemt, bijvoorbeeld over de invulling van de functie, het behouden van de baan in de toekomst en wellicht de vooruitzichten van het bedrijf als geheel.

Ook in deze fase kan een video oplossing bieden. Ga met deze video vooral in op de emotie. Stel mensen gerust; door duidelijk te maken dat je hun gevoelens en onzekerheden begrijpt, en door onterechte angsten weg te nemen. Vertel ze nog eens goed wat ze kunnen verwachten. Hoe gaat de reorganisatie eruit zien, en welke zekerheden hebben de medewerkers in ieder geval wél? Breng ook het gevoel over dat je het allemaal samen, als bedrijf zult doen.

“Stel je personeel gerust met video”

Fase 3: Acceptatie
Aanpak: Toon de mooie horizon
De video: Inspirerende promotievideo

Als de bewustwording er is en de angst en onzekerheid grotendeels verdwenen zijn, kunnen medewerkers weer vooruit kijken. Nu willen ze wel eens weten hoe ze het meeste kunnen halen uit de reorganisatie.

Ze weten dat de reorganisatie eraan komt en vinden hun drive en enthousiasme weer langzaam terug. Nu is de tijd voor een inspirerende video over de kansen van het ‘nieuwe’ bedrijf. Over de nieuwe dromen, de ambities en hoe iedereen samen het bedrijf nog beter kan maken dan het al was.

Wees nog steeds begripvol en transparant, maar neem je medewerkers nu ook goed mee op het nieuwe avontuur.

Blijf communiceren en inspireren, met video

Na deze eerste, heftige fasen zit het belangrijkste ‘werk’ erop, maar je bent nog niet klaar. Er is een grote kans dat de reorganisatie nog wel een tijdje op zich laat wachten en dat nog niet alle informatie bekend is. Of dat er gaandeweg toch nog wat verandert.

Blijf je medewerkers daarom updates geven over belangrijke ontwikkelingen en plannen. Veranderingen die eerder alleen waren aangekondigd kunnen later in meer detail worden uitgelegd. Nieuwe medewerkers of managers kunnen in beeld komen, er kan een planning of overzicht per afdeling getoond worden, nieuwe regels voor externe communicatie uitgelegd worden, of misschien is eindelijk dat nieuwe logo klaar.

Welke nieuwe details er ook te melden zijn, met video breng je het helder en inspirerend in beeld.

Zolang je blijft communiceren en je medewerkers mee blijft nemen op deze reis door je (re)organisatie, is iedereen straks helemaal klaar voor de nieuwe fase. Samen en vol goede moed.